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Les vendredis Webdesign !Chaque semaine, un nouvel article par un professionnel du Web.

S01E13 : Devis et facturation (pratiques et outils)

S01E13 : Devis et facturation (pratiques et outils)

Vendredi 13h. Dringggg !! Le rappel sonne !
[Comme si il y avait besoin d'un rappel pour le WDFR ! Surtout le 13e ! ]

12h50 – Connexion à Twitter et Minichat pour la fluidité, même si le délai de rechargement est un peu long, c’est mieux que de prendre des crampes à la souris pour recharger les nouveaux tweets.

Le sujet tombe:
wdfriday : Le sujet d’aujourd’hui du #wdfr portera sur la facturation, pratiques et outils!
Et wdfriday: S’il reste du temps, on parlera d’autre chose!! :P #wdfr
[Là, je me marre parce que le sujet est déjà énorme]

Comme le dit :
ClementRoy: Le #wdfr du 10 septembre 2010 c’est 87 contributeurs et 700 tweets! Les stats sont régulières :-)!
C’est pas mal pour un jeune mouvement comme le WDFriday.

Mais, entrons dans le vif du sujet.
Devis et facturation – Pratiques et outils : Quelles pratiques de facturations/estimations? Quels outils/softs?

Question 1 : Vous êtes plutôt facturation à l’heure, à la journée, au projet, autre? Et pourquoi?

Des tweets échangés, il ressort que la pratique est assez variable. De nombreux facteurs sont à considérer, comme la complexité du projet, et les devis s’établissent différemment suivant les actions à mener : créa, développement, intégration, maintenance, sans oublier la cession de droits.
ephfx: @wdfriday Facturation = Prix jour + complexité projet (specialisation) + droits d’auteur + frais divers (doc, achats photo, etc) #wdfr
dredds: #wdfr Facturation à la journée (tarif journalier x estimation du temps + de la complexité du projet = prix).

Souvent, les devis sont finalisés sous forme de forfaits, basé sur un taux journalier.
Ce taux est compris entre 300 et 500€/jour en moyenne. Ce taux varie suivant les compétences du webdesigner, la relation qu’il a avec son client (récurrent ou pas), et le degré d’urgence.
Les gros projets, sont plutôt conclut en négociation avec le client.

Le conseil sera facturé à la demi journée et plus cher.
jbfeldis: Et pour ce qui est conseil on facture en général à la demi-journée. Et plus cher vu que c’est un blocage complet de tps avec le client #wdfr

L’intégration et la maintenance sont plutôt devisés à l’heure.
Certains proposent à leur client de créditer des options de maintenance dès la signature du devis, et utilise ce budget en fonction des interventions nécessaires. Ce qui autorise quand même plus de souplesse et de rapidité d’action. Vous savez tous comme il peut être long de se faire valider un devis.
jbfeldis: Et on va essayer de facturer la maintenance en “avant”. Cad que le client “dépose” un budget maintenance et qu’on tape dedans. #wdfr

Question 2 : Vous avez fait votre estimation, est-ce-que vous la détaillez dans votre devis ou en mettez-vous le minimum?

La majorité d’entre nous entre dans le détail de leur prestation. En général, nous pensons que plus un devis est détaillé, plus le client prend conscience de la masse de travail que son projet implique, des différentes étapes jusqu’à la finalisation.
zebden: le risque de ne pas détailler est que le client, ensuite, peut demander pleins de modifications non prévues. #wdfr
sbareau: dans les devis trop génériques, le client peut être tenter d’y faire entrer un dév non prévu disant que ça rentre dans cette catégorie #wdfr

On pourra, pour essayer d’éviter ce genre de comportement, indiquer sur le devis : “Ce devis ne comprend pas…”. Ça peut-être un bon palliatif.
zebden: oui, mais par exemple, dans mes devis, je met tout ce que je ne ferai pas “ce devis ne comprend pas…” #wdfr (retweeté moult fois)

Question 3 : Bon, vous avez votre devis, détaillé ou pas… Vous donnez quoi en plus au client, des conditions de vente? Un contrat?

Le devis sera accompagné de la cession de droit d’auteurs, des conditions générales de ventes (CGV). Les CGV vous protègent vous et votre client.
Ne pas prendre quelques heures pour les rédiger ou en adapter à votre métier est suicidaire. Elles sont là pour spécifier : le mode et le délai de règlement, les acomptes, les limites et droits, que le devis signé vaut bon de commande… cette liste n’est pas exhaustive.
Rappel : Il est illégal de copier des CGV existantes.
A lire : Parasitisme économique : LA COPIE DE CGV PEUT COUTER CHER !

Un bonne pratique consiste à dater les CGV, car vous les mettrez forcément à jour, surtout au début, et vos clients récurrents pourront s’y retrouver.
MarlbIsManiaks:@wdfriday les cgv c’est contractuel oui, et ça te sert souvent en cas de litige#wdfr

Elles seront signées en même temps que le devis ou alors, il sera fait mention que la signature du devis vaut acceptation pleine et entière des CGV l’accompagnant.

Pour certains projets délicats, on fera aussi signer le cahier des charges et les spécifications techniques.
wdfriday: RT @ephfx: @wdfriday Sur des projets sensibles, on fait signer le(s) cahier(s) des specifications (tech et ou fonctionnelles) #wdfr

Pour être au top, vous ne commencerez à travailler qu’après réception du devis signé, comportant la mention “bon pour accord”,  tampon de la société et les CGV, signées aussi, plus un acompte (on en parle un peu après).
Certains acceptent des validations de devis par mail. Faites seulement attention à la valeur du devis et à votre relation avec le client.
jbfeldis: yes, mais dans ce cas un mail d’acceptation à la même valeur je suppose :) #wdfr
DijitaleWeb: Oui c’est dangereux car rien n’est écrit / signé ! #wdfr
nbirckel: @jbfeldis depends du montant. j’ai jms valider un devis de 5chiffres par mail :) #wdfr
jbfeldis: @nbirckel Oui c’est clair, 5 chiffres ça mérite un contrat de 2 pages ! #wdfr

o0OFF: @wdfriday S’en suit le + souvent un retour par mail avec un Bon de commande. Tout se fait par mail, rarement par courrier. #wdfr

On sait tous que c’est extrêmement difficile à faire, notamment en cas d’urgence. Il vous restera à bien jauger votre client et à parier que tout se passera bien si vous commencez à travailler sans attendre le retour de ces documents.

Question 4 : Et les acomptes

Un acompte est toujours demandé à la signature du devis (de rares exceptions notamment pour des agences com. ayant pignon sur rue.
Il permet un engagement ferme de la part de votre client. Et pour vous, c’est une occasion de pouvoir démarrer avec un peu de liquidité.

Le montant du, ou des acomptes, est variable suivant le projet : l’ampleur et la durée de la tâche, votre relation avec le client.
En général, ne commencez pas à travailler sans avoir reçu cet acompte, en même temps que les autres documents du devis.
jbfeldis: Il faudrait ne pas commencer à bosser avant le versement de l’accompte. C’est #dur #dur #dur parfois… Client pressé sauf pour ça. #wdfr

Daibai: Moi je pense qu il faut fractionner en 3 paiements. Avant, pendant, apres livraison. #wdfr
jbfeldis: On a déjà parlé de ça ;) 50/50 pour les petits projets, en général 40/30/30 et parfois 25/25/25/25 (gros projets) #wdfr
ClementRoy: @wdfriday 30% à la signature 30% pendant (genre à la validation des maquettes) et 40% à la livraison #wdfr
C_Beghin: J’aime pas trop l’idée de faire plus de 3 acomptes, déjà que 3 me paraît beaucoup, j’aime éviter de séparer les sommes comme ça. #wdfr
wdfriday: Perso, c’est toujours 50% dès la signature et 50% dans les 30 jours qui suivent la fin du projet #wdfr

Ce dernier tweet de wdfriday, sera plébiscité par les twittos du jour.

Et les délais de paiement alors ?

Alors là, on voit de tout! Certains font référence à de mauvaises expériences,
LaThenardiere: Pfff pour les échéances de paiements. Tu peux tjrs écrire ce que tu veux dans le contrat les serv. financiers font se qu’ils veulent. #wdfr
jeremieberduck: #wdfr @LaThenardiere Complètement d’accord, même si la limite légale est de 45j dorénavant !
wdfriday: les administrations et les grosses boîtes, ça peut prendre jusqu’à 120 jours et t’as rien à dire !! :-/ #wdfr

On apprend à ce moment que la loi autorise 30 jours de délai après réception de la facture.
2matwork: @LaThenardiere non y a 30 jours max a reception ou edition de la facture. C’est une loi desormais si je ne me trompe pas. #wdfr
ClementRoy: @2matwork En effet! 30 jours pour payer maintenant! c’est une obligation de la part du client #wdfr

Voici un article qui vous en dira plus : Les délais de paiements entre entreprises
Mais peut-on considérer une administration comme une entreprise, c’est la toute la question?!

Question 5 : Côté cession des droits, vous cédez quoi exactement?

Pas mal d’entre nous se posent des questions sur les droits d’auteurs, les cessions et le copyright. Le sujet est assez flou pour une grande majorité. Certains cependant maîtrisent un peu plus le sujet.
Sachez que la France est le pays ou l’on protège le plus les droits d’auteurs. A partir du moment où vous êtes créateur d’une oeuvre de l’esprit, vous avez des droits sur cette oeuvre.
DesignSpartan: le code est une oeuvre intellectuelle et donc protégé #wdfr

En France, vous remplacerez le “Copyright” (anglo-saxons) par “Tous droits réservés”, dans votre pied de page.
Allez faire un tour sur l’excellent site de MarieJulien.com sur lequel vous trouverez des tas d’infos pratiques sur le sujet.
Deux références de forum précieux qui abordent régulièrement le sujet : 1dcafe.com et kobone.com.

Toujours est-il que la cession des droits d’auteurs est une source non négligeable de revenus, à considérer.
Beaucoup d’entre nous privilégient une cession intégrée au tarif horaire journalier. C’est une bonne solution pour éviter des négociations compliquées. Dans ce cas, une mention particulière doit quand même apparaître dans votre devis, en indiquant le plus précisément possible : durée, support, et amplitude géographique.
Vous pourrez indiquer à la fin du paragraphe que le montant de la cession de droit d’auteur est inclus dans le forfait (ou le total).
sbareau: j’avais inclus la cession des droits dans le tarif horaire… mauvaise idée, vaut mieux le faire sur l’ensemble du projet en % #wdfr
CedSchoenecker: idem …Mais je “package” de plus en plus devis/cession pour que ça passe mieux #wdfr (via @2matwork)

Une cession totale ça n’existe pas, et une cession mal faite peut-être rendue caduque devant un tribunal.
ClementRoy: Faut faire signer une cession des droits, dans des domaines bien délimités, une cession totale n’existant pas #wdfr

On cède quoi alors ?
Certains cèdent tout (j’ai bien du mal à ne pas vous donner mon avis la dessus), certains s’engagent à ne pas réclamer de droits d’auteurs, et certains cèdent tout pour ne pas avoir à s’embarquer dans de la gestion de droits d’auteurs.
Si vous utilisez des logiciels open source, vous ne pouvez décemment pas faire de cession de droits. Renseignez-vous sur les licences de vos outils.
MarlbIsManiaks: @wdfriday on cède tout, avec livraison de toutes les sources en fin de projet#wdfr
jeremieberduck: #wdfr Oui mais tu peux prévoir dans ta cession que tu t’engages à ne pas réclamer de droits.

zebden: @wdfriday Comme moi c’est dev je cède tout vu que PHP est open-source par exemple, c’est logique.. #wdfr
ephfx: @wdfriday A part pour de la pub ou de l’édition, je cède tous mes droits pour ne pas m’embarquer dans de la gestion de droits #wdfr

[M'est avis qu'un #wdfr sur le sujet ne serait pas une mauvaise idée. :)]

Attention, la cession de droits sur des œuvres futures est illégale, vous ne pouvez pas faire ça et si votre client vous le demande, refusez!
nbirckel: #wdfr et bien sur on ne peux pas ceder des droits d’avance. SI nouvelle utilisation par le clients, avenant et nouvelle cession.

Question 6 : Pour faire vos devis, factures, quel logiciel ??

A ce propos, c’est la catastrophe ! [< Remarque personnelle]
Il est clair qu’aucun outil spécifique n’existe sur le marché, en dehors d’outils en ligne, mais on pourrait se demander si on peut leur faire confiance. Si c’est comme sur Facebook, c’est l’horreur !
bruno_nuttens:#wdfr : perso je ne n’aime pas que ma compta dépende d’un site web. Je préfère être le seul à y avoir accès sur mon propre ordi

Chacun a trouvé sa solution plus ou moins pratique : pas mal de tableur, de fichiers textes, un peu de mise en page.
volpeo: @wdfriday #wdfr malheureusement une feuille spreadsheet pour le moment, je cherche LE logiciel, la réponse peut être aujourd’hui …
ClementRoy: @wdfriday Excel et word… La loose #wdfr Mais je suis en début de développement d’un outil interne
sbareau: @ClementRoy pareil, je cherche à développper mon outil CRM/devis/facture #wdfr

Avis aux amateurs pour le développement d’un outil spécifique aux web et print designers!

Je ne vous fait pas la liste de tous les outils, vous trouverez tous les liens dans le Pearltrees consacré à la session.

Question 7 : [The last but not the least] Est-ce que pour vous le design d’une facture est important ?

Alors là, personnellement, je soupçonne les twittos qui disent non d’avoir un gros poil dans la main à ce sujet.
Je ferais une forte intrusion personnelle à ce sujet, en vous racontant un truc : J’arrive dans un nouveau département, je ne connais pas grand monde, et encore moins de monde me connaît.
Je produis un devis d’un certain montant pour une administration (Si, si, ceux qui payent à 120 jours vous vous rappelez?). Comme toutes les administrations, ils ont des soucis avec leur budget : un jour ils l’ont, le lendemain, ils ne l’ont plus.
Résultat, mon devis n’a pas été accepté pour manque de finance, mais comme il était bien ficelé, détaillé, complet et BEAU, j’ai tapé dans l’œil de la commission édition de la dite administration.
Je vais pas vous dire qu’ils ont encadré mon devis au dessus de leur bureau, mais après avoir entendu les retours de la réunion, c’est sûr ils ne m’oublieront pas.

Voilà, donc moi (et ça n’engage que moi) je vote pour : OUI, c’est hyper important le design du devis.D’autres vous diront, non, c’est ce qui s’est passé sur ce wdfr.

Mais c’est comme pour tout, après tout, chacun sa façon de voir.
C_Beghin: Il ne faut pas oublié que le devis est le premier document que le client reçoit concernant sont projet. Soignez-le! #wdfr

Twikito: @wdfriday #wdfr je pense que le design de la facture est important, oui ! Image de marque oblige !
Gwenweb: @wdfriday évidemment, très important, quelque chose de propre et structuré donnera une impression de personne établit #wdfr
bruno_nuttens: @wdfriday #wdfr : design facture. Oui je l’ai travaillée dans le design de mon site, carte de visite : identité quoi
spykrew07: @wdfriday On doit retrouver la “pâte graphique” de l’agence sur une facture, tout en restant sobre & discret… #wdfr

clardioDesign: #wdfr Pour le moment pas de design de facture pour moi le plus important est la signature du client. ;-)
o0OFF: @wdfriday Le design d’une facture n’est pas très important, sauf si vs avez une charte et l’appliquez partout. Un truc simple suffit. #wdfr
ephfx: @o0OFF une facture soignée et bien foutue prouve que jusqu’au bout tu maitrise ton métier (ergo, mise en page, optimisation) ;) #wdfr
o0OFF: @ephfx Une facture peut être simple, complète et optimisée. Aller à l’essentiel, oublier les fioritures! #wdfr

[Y a limite bagarre dans les chaumières... MDR]

Quelques chouettes exemples de factures/devis

Conclusion
Il faudra être très vigilant à bien estimer son temps de travail, car un devis/bon de commande signé, sera très difficile à renégocier, voire pas renégociable du tout. Ce sera de toute façon dépendant de votre client, de la relation que vous avez avec lui.
On ne confondra pas devis, cahiers des charges et cahiers des spécifications. Ces 3 documents n’ont rien à voir, l’un ne remplaçant pas l’autre.
N’oubliez pas la cession de droits d’auteur. Si vous ne le faites pas, tous les droits vous appartiennent et ce n’est pas honnête vis à vis de votre client. Mais si vous le faites mal, la cession peut être nulle devant un tribunal.

Finalement, faites ce que vous voulez avec le design de vos devis, et puis, si un développeur avait envie de développer un outil offline de gestion de devis/facture print et web. Je crois qu’il trouverait preneur.

Soyez le plus carré possible, adaptez vos devis à vos projets et à vos clients.
Protégez-vous. Vous protéger, protège aussi votre client.

La citation du jour :
C_Beghin: Tous les clients sont différents, donc il n’y a pas de solutions miracles où le client signe directement en bas sans lire le contenu #wdfr

Infos :
www.wdfriday.com – Le Forum
Les liens de la session sur Pearltrees
Vous avez des propositions pour le #wdfr? N’hésitez pas à les suggérer!

A propos de l'auteur : Anne

  • http://twitter.com/velmalih vincent

    je ne peux malheureusement pas me joindre à tous les rendez vous, mais la qualité est grandissante et les infos glanées sont précieuses, surtout pour un freelance qui manque trop souvent de repères adaptés à SON métier.

    bravo et merci pour le compte rendu !

  • http://www.maximelebreton.com maximelebreton

    Je n’étais malheureusement pas présent à cette #wdfr13,
    et je profite de ce résumé très pratique (merci à son auteur) pour apporter ma contribution sur le point Devis et Facturation, et rebondir sur cette phrase :
    Avis aux amateurs pour le développement d’un outil spécifique aux web et print designers!
    Car j’ai moi aussi longtemps cherché un logiciel ou une web app permettant de gérer facilement tout ce bordel administratif qu’est la MDA ou l’Agessa.
    Et je crois avoir trouvé la solution idéale.
    Depuis presque 1 an, j’utilise une web app très bien fichue, conçue pour les freelances et par des freelances !
    Il s’agit de Freelancer.

    Ils ont pensé à tout, ou presque !
    MDA, Agessa, gestion des précomptes, rappel des déclarations diffuseur, validation de devis et factures possible directement online par le client, et j’en passe…

    L’interface est sobre, claire et pratique, et mes clients en sont souvent agréablement surpris.

    De plus, les créateurs de freelancer sont très à l’écoute, personnellement j’ai pu signaler quelques problèmes, proposer quelques nouvelles fonctions, un leur faire part de certains besoins, et ils m’ont à chaque fois répondu avec sympathie, et les modifications étaient implémentées quelques temps après.

    Bref, en plus d’être une très bonne web app, il y’a un réel suivi auprès des utilisateurs, et jusqu’ici je n’ai jamais rencontré de problèmes.

    Pour 5,00 € par mois, que demander de plus ?

  • http://www.la-thenardiere.com lathenardiere

    Salut Maximelebreton,
    Et bien, tu as l’air vraiment hyper content de ce service. Je crois que les dèvs de Freelancer vont t’aimer. :)

    De mon côté, je suis assez inquiète de faire mes devis/facture en ligne. Ca doit être les retombées de tous les scandales Facebook et autres débordements de pertes de droits sur des informations personnelles. Mais à la lecture de ton message, je prendrais très certainement le temps (quand je l’aurais) de lire les petites lignes du service.
    Merci pour l’info en tout cas.

  • http://www.maximelebreton.com maximelebreton

    Bonjour la thénardière !
    (tu peux m’appeler Maxime !)

    Oui, j’en suis content, car comme je le disais plus haut, la gestion administrative du freelance est complexe, et j’ai longtemps écumé les logiciels et web apps du genre, souvent malfoutues ou pas du tout adaptées à nos besoins.
    J’ai même contacté Ciel! pour leur faire savoir qu’on existe et que j’aurais aimé voir dans leur prochaine version la gestion du précompte.
    Mais ils m’ont fait comprendre que ça n’était pas à l’ordre du jour.
    Quelques mois plus tard, l’auto-entreprise débarquait, et 1 mois plus tard il y’avait un Ciel! spécial auto-entrepreneur.
    De quoi être sérieusement blasé.
    Et un jour je tombe sur freelancer (beta à l’époque), spécialement conçu pour nous les webde(sign||vellop)ers freelances !
    Et je pense que quand quelque chose est bien fait, il faut savoir en faire la promotion, autant pour les créateurs, que pour les (futurs) utilisateurs.
    Car tout le monde y trouve son bonheur.

    Alors oui, je peux comprendre ton raisonnement, mais je crois qu’il faut savoir faire la part des choses.
    Tout d’abord, le concept de base est fondamentalement différent.
    Je vulgarise, mais Facebook n’est pas destiné aux professionnels et a été créé pour “étaler” en public sa vie privée.
    Et Freelancer est fait pour les Professionnels, et l’objectif est de créer des documents privés et sécurisés.

    Ensuite, et c’est ça qui me plait chez Freelancer, c’est que c’est une société à taille humaine, basée en France, et qu’il est très facile de rentrer en contact avec eux. si on rencontre le moindre souci.
    Pour Facebook, et la plupart des “grosses industries” du web, c’est un gentil robot automatique qui vous répond.

    De plus, freelancer est payant, et donc leur modèle économique ne se base pas sur de la pub, ou de la revente de données.

    Donc bien sur, on ne peut jamais rien garantir à 100%,
    mais personnellement je crois qu’il y’a peu de chances que Freelancer devienne un jour un Facebook.

    Voilà, j’espère que mon analyse te sera utile (et à d’autres ?) !

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