S’il y a bien un type d’outil qui est aujourd’hui le plus utilisé, c’est bien le logiciel. En effet, avec les avancées technologiques majeures, les logiciels sont venus suppléer toutes les formes de travail, le rendant plus facile, mais aussi bien moins chronophage. Des logiciels de toutes sortes ont commencé à émerger, se spécialisant souvent dans un domaine avec des entreprises entières derrière eux. Le tout, dans le but d’obtenir une confortable place du marché. Et, s’il y a bien un domaine dans lequel les logiciels ont facilité la vie de toutes les entreprises, c’est bien dans la gestion et la comptabilité. En effet, il est même difficile de simplement imaginer s’en passer.
Les logiciels de gestion et de comptabilité
Lorsque l’on aborde le sujet du logiciel de gestion et de comptabilité , on aborde en réalité le sujet du gain de temps et de l’efficacité. En effet, la gestion d’une entreprise demande de prendre en compte de nombreux paramètres divers et variés. Et parfois très instables. Il faut donc surveiller ces éléments et s’adapter en conséquence, mais surtout n’en oublier aucun, ce qui, à terme, forme une importante charge mentale pour quiconque en a la responsabilité. La comptabilité en est d’ailleurs un bel exemple. Une facture oubliée, une virgule manquée ou un versement non effectué peut à son tour provoquer toute une suite de problèmes. Or, si nous sommes capables d’être adaptables et de faire preuve de beaucoup de concentration, nous ne sommes pas infaillibles.
C’est justement pour résoudre cette problématique qu’un logiciel de gestion est utilisé. Les logiciels de gestion commerciale sont d’ailleurs un cas typique de ce genre de situation. Un logiciel de gestion commercial permet aux entreprises de maîtriser la gestion de leurs ventes et de leurs achats. Les logiciels de comptabilité en sont également un parfait exemple. Ils permettent d’assurer toutes les tâches de la comptabilité afin d’établir un état financier global d’une société comme d’une entreprise.
Il est intéressant de se pencher sur ces deux logiciels dans le but de comprendre au mieux l’important et le fonctionnement d’un logiciel de gestion.
Le cas du logiciel de gestion commerciale
Le maître mot d’un logiciel de gestion, quel qu’il soit, est le gain de temps. Pour cette raison, un logiciel de gestion commerciale dispose le plus souvent d’un tableau de bord dynamique clair et précis. Ce dernier vous donne accès à divers éléments, notamment à des graphiques afin de se tenir informer d’une situation donnée. Un tel logiciel est bien entendu paramétrable, lui comme les documents qu’il peut gérer, ce qui permet une gestion automatique de tous les fichiers dont il a la charge. Ce classement automatique permet de ce fait un gain de temps et un accès simplifié au document voulu. Sur le long terme, ce gain de temps est loin d’être négligeable, il ne se compte plus en heures, mais en jours.
Bien sûr, un tel logiciel peut être accessible depuis plusieurs postes en réseau, afin que toutes les personnes concernées par son usage puissent y avoir accès. Chaque logiciel de gestion peut-être complété par d’autres logiciels de gestion, payant ou non, afin de pouvoir traiter de multiples domaines. C’est bien entendu à vous de décider quel logiciel est pertinent à rajouter.
Quelques fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale
Voici quelques fonctionnalités que l’on peut retrouver dans un logiciel de gestion commerciale :
- La présence de plusieurs devises, une option particulièrement utile si votre activité concerne plusieurs pays.
- Des adresses de facturation et de livraison
- Plusieurs échéances de dates de règlements
- La gestion des produits, ou des services, en HT et TTC, des acomptes, des avoirs, des avoirs partiels, des pièces de vente en HT ou TTC
- Gestion de la LME
- Les échéances de dates de règlements
- Une gestion automatisée des promotions avec diverses dates
- Une facturation regroupée des bons de livraison
Il ne s’agit bien sûr que d’un extrait de ce que peut fournir un logiciel de gestion commercial, certains logiciels peuvent proposer d’autres options, des options supplémentaires ou des options similaires avec une autre appellation.
Le cas du logiciel de comptabilité
Les logiciels de comptabilité sont devenus une absolue nécessité pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise. En effet, contraindre un expert-comptable à n’utiliser qu’un stylo et du papier va très rapidement rendre sa tâche complexe et pénible. Pour une question d’efficacité et de gain de temps, il est donc important de faire appel à un logiciel de comptabilité.
Quelques fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité
- Un logiciel de comptabilité permet d’éditer les états comptables. Certains peuvent générer des Fichiers d’Écritures Comptables, nécessaire à remettre à l’administration comptable en cas de contrôle.
- La gestion et la création des journaux comptables en plus des journaux basiques
- La création d’un plan comptable et la modification de plans généraux existants
- L’utilisation de compte auxiliaire, et leur création pour chaque partenaire comme pour chaque compte client
- L’ouverture et la clôture d’exercices ainsi que l’archivage de données, avec la possibilité de sauvegarde et d’importation de données. Un logiciel de comptabilité peut également automatiser le calcul de la TVA et ainsi anticiper des échéances. Cela s’avère particulièrement utile afin de pouvoir contrôler avec justesse votre trésorerie.
- La sauvegarde de données, son exportation et son importation
Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités qui peuvent être présentes dans un logiciel de comptabilité. La possibilité de générer des Fichiers d’Écritures Comptables est à souligner tant son utilité est grande.
Ainsi, les logiciels de gestion commerciale, comme de comptabilité, apportent tous deux beaucoup d’éléments cruciaux pour une entreprise. L’un d’entre eux, sans doute le plus évident, est le gain indéniable de temps. L’autre est leur adaptabilité, puisque ces logiciels sont très souvent configurables selon le besoin. Tout cela permet des échanges, internes et externes, beaucoup plus simples.
Néanmoins, il faut faire attention à quelques défauts potentiels. Le coût de ces logiciels cumulés peut devenir quelque peu imposant, si mal gérer. De même, lorsque le paramétrage est un avantage, il n’est pas toujours facile à aborder ou à mettre en place. Enfin, la dépendance vis-à-vis de ces logiciels peut devenir problématique lors d’une panne de ces derniers. Il est donc très important de choisir un logiciel performant d’une entreprise qui a déjà fait ses preuves.
