Vous êtes entrepreneur et vous souhaitez que vos documents soient dématérialisés en toute sécurité. Découvrez dans cet article ce qu’est que la dématérialisation des documents, pourquoi vous pouvez le faire, comment le faire avec un coffre-fort numérique et quels sont les documents que vous pouvez y mettre.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation des documents désigne l’ensemble des processus de transformation des documents d’une entreprise ou d’une administration, du format papier physique au format numérique. Ainsi, tous les documents sont traités, classés et conservés dans des serveurs informatiques, voire dans des coffres-fort numériques pour leur sécurité. Il existe deux types de dématérialisation :
- La dématérialisation duplicative qui consiste à transformer un document au format papier en format numérique.
- La dématérialisation native qui consiste à créer directement le document au format numérique.
Pour la sécurité de vos documents, il est possible d’exploiter un coffre-fort numérique qui les préviendra des risques de piratage. Le principe d’un coffre-fort numérique est d’archiver et de stocker les documents importants dans un espace sécurisé accessible à tout moment sur Internet.
Pourquoi dématérialiser vos documents ?
Dématérialiser les documents offre de nombreux avantages comme :
- Le gain de place. Ainsi, en faisant une sauvegarde virtuelle de vos documents, vous libérer de l’espace consacré aux anciennes salles d’archives.
- Le gain de temps. La dématérialisation permet de faciliter l’accès aux données de l’entreprise. Chaque document remplit des conditions d’accessibilité (modification, partage, création, etc.) par les différents salariés. L’organisation et la communication de ceux-ci sont facilités. De plus, les fichiers sont classés et répertoriés avec minutie afin de minimiser le temps de recherche.
- Le respect de l’environnement. Le recours à la dématérialisation permet de réduire l’empreinte écologique en produisant moins de déchets.
- L’aspect économique. Si le stockage de papier engendrait des coûts importants, libérer des espaces de stockage permet d’économiser sur le prix des salles d’archives.
- La traçabilité. Toutes les informations, données et documents sont suivis ainsi que toutes les opérations effectuées.
- La sécurité. Le stockage des documents en ligne limite considérablement les risques de pertes liés à des accidents comme les incendies, les inondations, les vols ou encore cas de déménagement des services.
Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique pour vos documents importants ?
Dans votre entreprise, l’utilisation d’un coffre-numérique est devenu indispensable pour être conforme à la législation des protections des données personnelles (RGPD) et la loi du travail de 2016. Il vous permet d’offrir une capacité de stockage et d’archivage des documents dématérialisés. Chacun d’entre eux possède une adresse Internet commençant par « https:// ». Pour y accéder, chaque utilisateur doit s’identifier à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe. Pour archiver ou stocker vos documents les plus sensibles, il vous suffit de les transférer dans le coffre-fort depuis votre ordinateur ou votre tablette. Cette opération s’avère très simple et rapide quand les documents sont légers. La sauvegarde peut être plus longue quand le fichier est plus volumineux. N’ayez crainte ! Les coffres-numériques sont conçus pour stocker un très grand volume de données et de documents. Pour un meilleur stockage et archivage dans celui-ci, vous pouvez instaurer un système d’archivage électronique. Ce dernier permet la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir de preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?
Dans un coffre numérique, le processus de conservation s’effectue en deux étapes : le scellement numérique et l’archivage. Lorsque vous déposez vos documents, une signature électronique est apposée au document pour authentifier l’auteur du dépôt, un horodatage pour certifier la date, et enfin, un calcul d’empreinte numérique pour assurer la non-modification du document dans le temps. Tous les documents sont ensuite archivés numériquement dans le coffre-fort où des procédures de vérification périodique d’intégrité, de traçabilité et de gestion des actions et des utilisateurs sont réalisées.
Pour accéder à vos données, il vous suffit, comme il a été dit plus haut de vous connecter avec votre login et votre mot de passe. Pour plus de sécurité, certains coffres-numériques vous demandent une double authentification à l’aide d’un code reçu par SMS.
Quels sont les documents que vous pouvez stocker dans un tel outil ?
Les documents que vous pouvez stocker dans un coffre-fort numérique sont tous les documents de type confidentiel. Conformément à la loi travail, vous devrez stocker les bulletins de paie ou tout autre type de document relevant des ressources humaines comme les contrats de travail, les avenants, les primes, les soldes de tout compte, mais aussi les factures, les documents fiscaux, les documents civils et commerciaux ou encore les documents sociaux.
En conclusion
En tant qu’entrepreneur, passer par la dématérialisation et un coffre-fort numérique vous offrira de nombreux avantages. Ils vous permettront de sauvegarder vos documents les plus confidentiels comme le veut la législation et en toute sécurité.
